A FeSBE e as Sociedades Federadas e Associadas estabeleceram os seguintes critérios para financiamento de despesas de congressistas para a Reunião Anual 2009:
1. Autores com resumos aceitos:
1.1 - a FeSBE não concederá auxílio financeiro para apresentação de painéis e apresentação de comunicações orais dentro da atividade de módulo temático.
2. Convidados palestrantes nacionais:
2.1 Será concedido reembolso de passagem aérea, apenas aos palestrantes que residam em cidades que estão distantes mais de 600km do local do evento, estes estão autorizados a comprar a passagem aérea pelo menor preço praticado no mercado pelas companhias aéreas.
Documentos importantes a serem apresentados por ocasião do reembolso: 1) fatura com recibo de compra da passagem aérea, 2) os canhotos de embarque da vinda, 3) passagem aérea original ou e-ticket eletrônico e canhotos do retorno para cidade de origem, esses documentos podem ser encaminhados pelo correio para o endereço da FeSBE ao retornar para seu local de residência (reforçamos que estes documentos são muito importantes para a prestação de contas da FeSBE junto s agências de fomento).
2.2 Despesas com viagem por via terrestre, passagens, táxi ou gasolina, não serão reembolsadas.
2.3 - A reserva de hospedagem de convidados nacionais e estrangeiros será de responsabilidade da FeSBE, e será efetuada apenas após a comunicação por e-mail para a Secretaria da FeSBE, preenchendo o formulário adequado que será encaminhado no momento oportuno (nome, período de permanência, tipo de quarto, número de pessoas).
2.4 - A FeSBE sugere aos palestrantes nacionais que não estarão acompanhados, compartilhar o quarto com outro palestrante ou mesmo com congressistas desde que estes assumam as despesas que correspondem a sua parte no quarto reservado. A FeSBE não arcará com despesas extras nos hotéis (telefones, lavanderia, bebidas etc) ou com as diárias de acompanhantes (esposa, marido, filhos, etc).
O valor pago pela FESBE será de R$280,00 (duzentos e oitenta reais), que correspondente a duas diárias em quarto duplo, ou seja, o valor de diária no quarto duplo por pessoa será de R$ 140,00 no Hotel Monte Real. A diferença entre o valor pago pela FeSBE e o total da conta do quarto é de inteira responsabilidade do convidado.
2.5 Palestrantes nacionais que estarão acompanhando convidados estrangeiros terão 4 diárias do apto duplo que corresponderá a R$ 560,00 (quinhentos e sessenta reais), durante o período em que o estrangeiro permaneça no evento;
2.6 Coordenadores de curso terão três diárias do apto duplo que corresponderá a R$ 420,00 (quatrocentos e vinte reais);
2.7 - Os palestrantes nacionais deverão efetuar o pagamento da taxa de inscrição que está estipulada no valor de R$ 190,00 para qualquer período, inclusive durante o evento
3. Convidados estrangeiros:
3.1 Estarão isentos do pagamento da taxa de inscrição;
3.2 - A FeSBE pagará o valor de diárias referente a todos os dias de sua permanência no evento. Não arcará com despesas extras e de acompanhantes. As despesas adicionais serão de inteira responsabilidade do convidado.
3.2 - O Coordenador da atividade será o responsável pelo preenchimento do formulário para reserva de hotel para o convidado internacional. A FeSBE, solicita aos coordenadores que se certifiquem da vinda de seus convidados e comuniquem com antecedência qualquer ausência ou atraso, para que não seja necessário arcar com despesas de quartos não utilizados.
3.3 Passagem aérea:
Convidados Estrangeiros beneficiados com passagem aérea pela FeSBE:
Solicitar ao convidado que faça sua reserva de acordo com o roteiro pretendido e verifique o preço da passagem, mas não efetue a compra. Essa informação deverá ser então repassada Secretaria da FeSBE, que realizará pesquisa de preços junto s agências e Companhias Aéreas. Para os casos de autorização pela FeSBE da compra da passagem no exterior, o reembolso do valor integral será efetuado em dólares americanos (cash), durante o Congresso.
A passagem NÃO deve ser comprada sem prévio conhecimento da Secretaria da FeSBE.
Instruções para reembolso
1) recibo de compra da passagem original
2) canhotos de embarque da vinda e de retorno (do seu país de origem)
3) uma cópia da passagem aérea ou do e-ticket eletrônico utilizado
4) cópia do passaporte (somente para os convidados internacionais)
5) recibos assinados das agências de fomento
Originais dos canhotos de embarque da vinda, o recibo de compra, fotocópia da passagem e fotocópia do passaporte e os recibos das agências de fomento, devem ser apresentados no ato do reembolso e os canhotos de embarque do retorno e a passagem original, devem ser encaminhados pelo correio para o endereço da Secretaria da FeSBE após o retorno a seu país de origem.
Observe que é essencial o envio dos documentos acima relacionados, para a prestação de contas da FeSBE, junto a agências de fomento.
A FeSBE, por orientação das Fundações Estaduais e CNPq, sugere aos congressistas que tentem obter auxílio financeiro junto a Fundações de Amparo Estaduais ou Instituições de origem.
Observação
Serão disponibilizados ônibus de São Paulo (saindo da USP) e do aeroporto de Guarulhos, Rio de Janeiro (saindo da UFRJ), de Ribeirão Preto (saindo da FMRP/Depto Fisiologia) e Belo Horizonte (saindo da UFMG) para Águas de Lindóia no dia 19 e retorno no dia 23/08/2009.
Haverá um custo por passageiro e por trecho utilizado (essas informações serão divulgadas futuramente).